O Grupo Hoteleiro operado pela Octagon Executive Lodge. (doravante referido como "O Hotel", conforme descrito no Rodapé da página) reconhece fortemente a importância das informações pessoais dos clientes. Cumprimos a Lei sobre a Proteção de Informações Pessoais e as leis e diretrizes relacionadas, e nos esforçamos para o manuseio e gerenciamento adequados dessas informações da seguinte forma.
Texto sugerido: Nosso endereço do site é: https://octagonexecutivelodge.com
1． Coleta de informações pessoais
O Hotel coletará informações pessoais para transações relacionadas às instalações e produtos do hotel (pernoites, alimentação e bebidas, festas, vendas de mercadorias e fornecimento de produtos e serviços relacionados) e transações com nossos parceiros de negócios utilizando os seguintes métodos.
1．Coleta direta de clientes
- Conversas telefônicas, documentos (incluindo registros eletromagnéticos), cartões de visita, comunicação verbal, Internet, etc.
2．Coleção de indivíduos que receberam autoridade legítima de um cliente
- Candidatos a serviços, fornecedores, prestadores de serviços de viagens, parceiros de negócios, vendedores de produtos de pacotes e outros prestadores de serviços ao cliente
3．Coleção de fontes públicas
- Internet e jornais, listas telefônicas, livros e materiais impressos
2．Finalidades de uso de informações pessoais
O The Hotel não deve usar as informações pessoais de seus clientes, na área onde o The Hotel está localizado, para qualquer outra finalidade que não seja a seguinte, a menos que tal outro uso seja exigido por lei ou regulamento ou tal outra finalidade seja apresentada separadamente.
1．Finalidades de uso com base no cumprimento de obrigações decorrentes de um contrato com um cliente
- (1) Transações relacionadas às instalações e produtos do hotel (pernoites, festas, refeições, vendas de commodities e fornecimento ou venda de produtos e serviços relacionados, bem como hospedagem de eventos), comunicações relacionadas a transações com nossos parceiros de negócios e outras transações, envio de produtos e pagamento/liquidação desses custos, e assuntos a eles relacionados;
- (2)Gestão das informações dos membros e prestação de serviços aos membros da associação de membros
- (3)Resposta a dúvidas e solicitações recebidas pelo hotel
- (4) Criação, instalação e preservação de um registro de hóspedes conforme prescrito em leis e regulamentos, etc.
2．Finalidades de uso com base no consentimento dos clientes
- (1) Assegurar a disponibilização adequada de informação e segurança no website do hotel, bem como análises estatísticas relacionadas com a manutenção e gestão do website, com base em informações como cookies, endereços IP, tipos de navegadores e data e hora de acesso recolhidos através do site do Hotel.
- (2)O The Hotel usará as informações pessoais para os seguintes fins de marketing com o consentimento do cliente.
- ・Notificação e envio de informações, anúncios, questionários, etc. relativos às instalações hoteleiras, bem como às atividades de venda dos lojistas e empresas parceiras aos clientes por e-mail, correio postal, serviços de correio, telefone, fax ou outros meios.
- ・Para apreender a situação de utilização dos serviços hoteleiros, analisaremos o histórico de navegação, histórico de transações, etc.
*O The Hotel não pode prestar serviços a menos que os clientes forneçam informações pessoais relevantes. O consentimento do cliente pode ser retirado a qualquer momento.
3．Tipos de informações pessoais
As informações pessoais coletadas e retidas pelo The Hotel devem incluir o seguinte.
- 1．Informações básicas do cliente (endereço, nome, sexo, data de nascimento, nacionalidade, endereço de e-mail, número de telefone, número de fax e endereço de correspondência, etc.)
- 2．Informações adicionais do cliente (ocupação, emprego (nome da empresa, endereço, número de telefone, departamento, título), data de aniversário de casamento, informações familiares (nomes, relacionamentos, datas de nascimento, etc.)
- 3．Informações de pagamento (número do cartão de crédito, informações da conta bancária, endereço de cobrança, etc.)
- 4．Informações de uso do serviço (histórico de uso da instalação, histórico de compra de produtos, etc.)
- 5．Detalhes de comunicação (e-mails, detalhes de entrada no formulário do site, fax, notas telefônicas, cartas, questionários, etc.)
- 6．Informações coletadas através de sistemas de segurança (câmeras de segurança, chaves de cartão, etc.)
- 7．Informações recolhidas automaticamente no site do hotel (cookies, endereço IP, tipo de navegador, data e hora de acesso, etc.)
- 8．Informações do registro do hotel (endereço, nome, ocupação, nacionalidade, número do passaporte, idade, local de hospedagem anterior, destino da viagem, hora/data de chegada, tipo de quarto, etc.)
4．Período de retenção de informações pessoais
O The Hotel reterá as informações pessoais obtidas dos clientes pelo período necessário para atingir as finalidades de aquisição e processamento acima. O período de retenção específico é determinado considerando a finalidade de aquisição e processamento de informações pessoais, a natureza das informações pessoais e a necessidade legal ou comercial de reter informações pessoais.
5．Gerenciamento de informações pessoais
O Hotel se esforçará para manter informações pessoais precisas e atualizadas na medida do necessário para atingir os propósitos de uso e tomará as medidas necessárias e apropriadas para evitar a divulgação não autorizada, perda ou dano de tais informações pessoais e garantir o gerenciamento seguro de essas informações, nomeando pessoas responsáveis e encarregadas da gestão da informação. Excluiremos imediatamente qualquer informação pessoal que não seja mais necessária.
6．Divulgação de informações pessoais a terceiros e uso conjunto
1．Limitações de divulgação a terceiros
O The Hotel não divulgará ou transferirá as informações pessoais de nenhum de nossos clientes, a menos que qualquer uma das seguintes condições se aplique. Se usarmos informações pessoais em conjunto ou transferirmos informações pessoais devido à terceirização de negócios, tal uso ou transferência conjunta não será considerado como divulgação ou transferência a terceiros.
- (1) A divulgação ou transferência é acordada pelo cliente;
- (2) A divulgação ou transferência é exigida na medida permitida por lei;
- (3) A divulgação ou transferência é necessária com a finalidade de proteger a vida humana, prevenir lesões ou proteger a propriedade e o consentimento não pode ser facilmente obtido do cliente;
- (4) A divulgação ou transferência é de acordo com a cooperação com a administração oficial do governo nacional ou local e a obtenção do consentimento do cliente pode impedir a execução de tal administração;
- (5) Divulgação ou transferência de dados estatísticos (com base nos quais o cliente não é identificável);
- (6) A divulgação ou transferência ocorre em conexão com uma sucessão empresarial, incluindo uma fusão, cisão ou transferência de negócios;
2．Uso conjunto de informações pessoais
O The Hotel está constantemente fazendo esforços em todo o grupo para melhorar nosso nível de serviço, a fim de fornecer serviços de alto valor agregado aos nossos clientes. Para o efeito, o The Hotel utilizará conjuntamente as informações pessoais no âmbito abaixo mencionado sob estrita gestão.
- (1) Escopo das partes envolvidas no uso conjunto de informações pessoais
- Os hotéis e redes hoteleiras listados na parte inferior da página.
- (2) Itens de informações pessoais sujeitos a uso conjunto
- Os mesmos itens descritos em “3. Tipos de informações pessoais” nesta Política.
- (3) Finalidades de uso pelos usuários conjuntos
- Os mesmos propósitos descritos em “2. Finalidades de uso de informações pessoais” nesta Política.
- (4)Pessoas responsáveis pelo gerenciamento de informações pessoais usadas em conjunto
7．Coleta e uso de históricos de visitas e atividades dos clientes neste site
O The Hotel está colocando publicidade de segmentação comportamental *1 e publicidade de redirecionamento *2 em sites específicos usando programas fornecidos por fornecedores terceirizados, como operadores de veiculação de anúncios.
- *1：A publicidade de direcionamento comportamental é um método de distribuição de anúncios que atendem aos interesses de cada usuário com base em seu histórico de pesquisa e informações de navegação no site.
- *2：A publicidade de redirecionamento é um método de distribuição de anúncios para usuários que já visitaram o site.
Provedores terceirizados, como operadores de veiculação de anúncios, podem coletar e usar as informações de cookies *3, etc. de clientes que visitam nosso site.
- *3：Cookies referem-se a um mecanismo pelo qual o histórico de uso e o registro de entrada transmitidos entre o navegador e o servidor são salvos em um arquivo de texto no computador do cliente quando ele navega em uma página da web. A configuração dos cookies varia de acordo com o navegador, portanto, verifique-a acessando o menu “Ajuda” do navegador que você está usando.
As informações de cookies, etc. coletadas por empresas terceirizadas, como operadores de veiculação de anúncios, devem ser tratadas de acordo com as políticas de privacidade dessas empresas terceirizadas.
Os clientes podem interromper o uso de informações de cookies, etc. para fins de distribuição de anúncios por provedores terceirizados, como operadores de veiculação de anúncios, visitando a página *opt-out nos sites desses provedores terceirizados.
- *Opt-out é o processo pelo qual um cliente pode impedir que informações sobre ele sejam identificadas como específicas de um determinado navegador, optando por não receber (recusar) cookies.
8．Medidas de gestão de segurança
O The Hotel toma as seguintes medidas para evitar fugas, perdas ou danos de informação pessoal e outra gestão adequada.
1．Formulação da política básica
- ・Estabelecemos esta política básica para garantir o tratamento adequado das informações pessoais e informá-lo do nosso balcão para tratamento de dúvidas e reclamações.
2．Desenvolvimento de disciplina quanto ao tratamento de dados pessoais
- ・Estabeleceu regras de manuseio de informações pessoais sobre métodos de manuseio, pessoas responsáveis / responsáveis e seus deveres em cada etapa de aquisição, uso, armazenamento, fornecimento, exclusão / descarte, etc.
3．Medidas de gestão de segurança organizacional
- ・Estabelecido um responsável pelo tratamento de dados pessoais (gerente de informações pessoais)
- ・Esclarecer a gama de funcionários que lidam com dados pessoais e os dados pessoais tratados pelos funcionários
- ・Estabelecido um sistema de comunicação e contato com o responsável pelo gerenciamento de informações pessoais quando um fato ou sinal que viole a lei ou regulamento interno é apreendido.
- ・Autoinspecionar regularmente as situações de manuseio de informações pessoais e realizar auditorias por outros departamentos e terceiros.
4．Medidas de gestão de segurança humana
- ・Implementar treinamentos regulares para os funcionários sobre o manuseio de informações pessoais.
- ・Em relação à confidencialidade das informações pessoais está descrito no regulamento de trabalho
5．Medidas de gerenciamento de segurança física
- ・Em áreas onde as informações pessoais são tratadas, controlaremos a entrada e saída de funcionários e restringiremos o equipamento que eles trazem, além de tomar medidas para impedir que pessoas não autorizadas visualizem informações pessoais.
- ・Tome medidas para evitar roubo ou perda de dispositivos, mídia eletrônica, documentos, etc. que lidam com informações pessoais.
- ・Ao transportar equipamentos, mídia eletrônica, etc. que lidam com informações pessoais, incluindo transferi-las dentro do escritório, tome medidas para evitar a revelação de informações pessoais.
6．Medidas de gestão de segurança técnica
- ・Implementar controle de acesso para limitar o alcance de informações pessoais tratadas pelo responsável
- ・Introduziu um mecanismo para proteger os sistemas de informação que lidam com informações pessoais contra acesso não autorizado ou software de fora
9．Divulgação de informações pessoais
O The Hotel responderá prontamente às seguintes solicitações feitas pelos próprios clientes, salvo se proibido por lei, após confirmação da identidade do cliente e de acordo com as regras do The Hotel.
- 1．Propósito de uso de informações pessoais
- 2．Divulgação de informações pessoais
- 3．Correção, adição ou exclusão do conteúdo das informações pessoais
(*No caso de os detalhes das informações pessoais não serem factuais.)
- 4．Suspensão de uso ou exclusão de informações pessoais
(*Quando informações pessoais são manipuladas ou adquiridas em violação à lei)
- 5．Suspensão da divulgação de informações pessoais a terceiros
(*No caso de as informações pessoais serem divulgadas a terceiros de forma que viole as disposições da lei.)
10. Revisão da Política de Privacidade
O The Hotel poderá rever o conteúdo desta Política de Privacidade. Nesses casos, a política mais recente será publicada imediatamente no site do Hotel. A Política de Privacidade revisada entrará em vigor quando o The Hotel publicar a política no site do Grupo.
11. Dúvidas sobre as informações pessoais do Membro podem ser direcionadas para o seguinte:
Divisão de Gestão de Negócios, Departamento de Planejamento, Octagon Executive Lodge.
