Le groupe hôtelier exploité par Octagon Executive Lodge. (ci-après dénommé "L'Hôtel" tel que décrit dans le bas de page) reconnaît fermement l'importance des informations personnelles des clients. Nous nous conformons à la loi sur la protection des informations personnelles et aux lois et directives connexes, et nous nous efforçons de traiter et de gérer correctement ces informations comme suit.
Texte suggéré : L'adresse de notre site Web est : https://octagonexecutivelodge.com
1． Collecte de renseignements personnels
L'hôtel collectera des informations personnelles pour les transactions relatives aux installations et aux produits de l'hôtel (nuitées, repas et boissons, fêtes, ventes de produits de base et fourniture de produits et services connexes) et les transactions avec nos partenaires commerciaux en utilisant les méthodes suivantes.
1．Collecte directe auprès des clients
- Conversations téléphoniques, documents (y compris les enregistrements électromagnétiques), cartes de visite, communication verbale, Internet, etc.
2．Collecte auprès des personnes qui ont reçu l'autorité légitime d'un client
- Demandeurs de services, vendeurs, prestataires de services de voyage, partenaires commerciaux, vendeurs de forfaits et autres prestataires de service client
3．Collecte auprès de sources publiques
- Internet et journaux, annuaires téléphoniques, livres et imprimés
2．Finalités d'utilisation des informations personnelles
L'Hôtel n'utilisera pas les informations personnelles de ses clients, dans la zone où l'Hôtel est situé, à des fins autres que les suivantes, sauf si cette autre utilisation est requise par la loi ou la réglementation ou si cette autre fin est présentée séparément.
1. Finalités d'utilisation basées sur l'exécution d'obligations découlant d'un accord avec un client
- (1) Transactions relatives aux installations et produits de l'hôtel (nuitées, fêtes, repas, ventes de matières premières, et fourniture ou vente de produits et services connexes ainsi que l'organisation d'événements), communications relatives aux transactions avec nos partenaires commerciaux et autres transactions, l'expédition des produits et le paiement/règlement de ces frais, et les questions relatives à ce qui précède ;
- (2) Gestion des informations sur les membres et fourniture de services aux membres de l'association des membres
- (3) Réponse aux demandes et demandes reçues par l'hôtel
- (4)Création, installation et conservation d'un registre des invités conformément aux lois et règlements, etc.
2. Finalités d'utilisation basées sur le consentement des clients
- (1)Pour assurer la fourniture appropriée d'informations et la sécurité sur le site Web de l'hôtel, ainsi que l'analyse statistique liée à la maintenance et à la gestion du site Web, sur la base d'informations telles que les cookies, les adresses IP, les types de navigateurs et la date et l'heure d'accès collectées via le site Web de l'hôtel.
- (2) L'hôtel utilisera les informations personnelles aux fins de marketing suivantes avec le consentement du client.
- ・Notification et envoi d'informations, publicités, questionnaires, etc. relatifs aux installations hôtelières ainsi qu'aux activités de vente des locataires et des entreprises partenaires aux clients par e-mail, courrier postal, services de messagerie, téléphone, télécopie ou autres moyens.
- ・Pour saisir la situation d'utilisation des services de l'hôtel, nous analyserons l'historique de navigation, l'historique des transactions, etc., à des fins d'amélioration, de développement et de commercialisation des installations et des services des locataires et des entreprises partenaires, etc.
*L'hôtel ne peut pas fournir de services à moins que les clients ne fournissent des informations personnelles pertinentes. Le consentement du client peut être retiré à tout moment.
3．Types d'informations personnelles
Les informations personnelles collectées et conservées par l'hôtel comprennent les éléments suivants.
- 1．Informations client de base (adresse, nom, sexe, date de naissance, nationalité, adresse e-mail, numéro de téléphone, numéro de fax et adresse postale, etc.)
- 2．Informations supplémentaires sur le client (profession, emploi (nom de l'entreprise, adresse, numéro de téléphone, service, titre), date d'anniversaire de mariage, informations sur la famille (noms, relations, dates de naissance, etc.)
- 3．Informations de paiement (numéro de carte de crédit, informations de compte bancaire, adresse de facturation, etc.)
- 4．Informations sur l'utilisation des services (historique d'utilisation des installations, historique des achats de produits, etc.)
- 5．Détails de la communication (e-mails, détails de saisie du formulaire du site Web, télécopie, notes téléphoniques, lettres, questionnaires, etc.)
- 6．Les informations collectées via les systèmes de sécurité (caméras de sécurité, cartes-clés, etc.)
- 7．Informations collectées automatiquement sur le site Web de l'hôtel (cookies, adresse IP, type de navigateur, date et heure d'accès, etc.)
- 8．Informations sur le registre de l'hôtel (adresse, nom, profession, nationalité, numéro de passeport, âge, lieu de séjour précédent, destination du voyage, heure/date d'arrivée, type de chambre, etc.)
4．Durée de conservation des informations personnelles
L'Hôtel conservera les informations personnelles obtenues auprès des clients pendant la période nécessaire pour atteindre les objectifs d'acquisition et de traitement ci-dessus. La période de conservation spécifique est déterminée en tenant compte de l'objectif de l'acquisition et du traitement des informations personnelles, de la nature des informations personnelles et de la nécessité légale ou commerciale de conserver les informations personnelles.
5．Gestion des informations personnelles
L'Hôtel s'efforcera de maintenir des informations personnelles exactes et à jour dans la mesure où cela est nécessaire pour atteindre les objectifs d'utilisation et prendra les mesures nécessaires et appropriées pour empêcher la divulgation non autorisée, la perte ou l'endommagement de ces informations personnelles et assurer une gestion sûre des ces informations en désignant des personnes responsables et en charge de la gestion des informations. Nous supprimerons rapidement toute information personnelle qui n'est plus nécessaire.
6．Divulgation d'informations personnelles à des tiers et utilisation conjointe
1．Limites de divulgation à des tiers
L'hôtel ne divulguera ni ne transférera les informations personnelles d'aucun de nos clients, sauf si l'une des conditions suivantes s'applique. Si nous utilisons conjointement des informations personnelles ou transférons des informations personnelles en raison d'une externalisation commerciale, cette utilisation ou ce transfert conjoint ne sera pas considéré comme une divulgation ou un transfert à des tiers.
- (1) La divulgation ou le transfert est accepté par le client ;
- (2) La divulgation ou le transfert est requis dans la mesure permise par la loi ;
- (3) La divulgation ou le transfert est requis dans le but de protéger la vie humaine, de prévenir les blessures ou de protéger la propriété et le consentement ne peut pas être facilement obtenu du client ;
- (4) La divulgation ou le transfert est effectué dans le cadre d'une coopération avec l'administration officielle du gouvernement national ou local et l'obtention du consentement du client peut empêcher l'exécution d'une telle administration ;
- (5) Divulgation ou transfert de données statistiques (sur la base desquelles le client n'est pas identifiable) ;
- (6) La divulgation ou le transfert se produit dans le cadre d'une succession d'entreprise, y compris une fusion, une scission ou un transfert d'entreprise ;
2．Utilisation conjointe des informations personnelles
L'Hôtel s'efforce en permanence à l'échelle du groupe d'améliorer son niveau de service, afin d'apporter des services à forte valeur ajoutée à ses clients. À cette fin, The Hotel utilisera conjointement les informations personnelles dans le cadre mentionné ci-dessous sous une gestion stricte.
- (1) Portée des parties impliquées dans l'utilisation conjointe des informations personnelles
- Les hôtels et chaînes hôtelières listés en bas de page.
- (2) Éléments d'informations personnelles faisant l'objet d'une utilisation conjointe
- Les mêmes éléments décrits dans "3. Types d'informations personnelles » dans la présente Politique.
- (3) Finalités d'utilisation par les co-utilisateurs
- Les mêmes finalités décrites dans « 2. Finalités de l'utilisation des informations personnelles » dans la présente politique.
- (4) Personnes responsables de la gestion des informations personnelles utilisées conjointement
7．Collecte et utilisation des historiques de visites et d'activités des clients sur ce site Web
The Hotel place des publicités de ciblage comportemental *1 et des publicités de reciblage *2 sur des sites Web spécifiques en utilisant des programmes fournis par des fournisseurs tiers tels que des opérateurs de diffusion d'annonces.
- *1：La publicité de ciblage comportemental est une méthode de diffusion de publicités qui correspondent aux intérêts de chaque utilisateur en fonction de son historique de recherche et des informations de navigation sur le site Web.
- *2：La publicité de reciblage est une méthode de distribution de publicités aux utilisateurs qui ont déjà visité le site Web.
Les fournisseurs tiers tels que les opérateurs de diffusion d'annonces peuvent collecter et utiliser les informations de cookie *3, etc. des clients qui visitent notre site Web.
- *3：Les cookies font référence à un mécanisme par lequel l'historique d'utilisation et l'enregistrement d'entrée transmis entre le navigateur et le serveur sont enregistrés dans un fichier texte sur l'ordinateur du client lorsqu'il navigue sur une page Web. La configuration des cookies varie selon le navigateur, veuillez donc la vérifier en vous rendant dans le menu « Aide » du navigateur que vous utilisez.
Les informations sur les cookies, etc. collectées par des sociétés tierces telles que les opérateurs de diffusion d'annonces doivent être traitées conformément aux politiques de confidentialité de ces sociétés tierces.
Les clients peuvent arrêter l'utilisation d'informations sur les cookies, etc. à des fins de distribution de publicités par des fournisseurs tiers tels que des opérateurs de diffusion d'annonces, en visitant la page *opt-out sur les sites Web de ces fournisseurs tiers.
- *L'opt-out est le processus par lequel un client peut empêcher que des informations le concernant soient identifiées comme spécifiques à un certain navigateur, en désactivant (refusant) les cookies.
8．Mesures de gestion de la sécurité
L'Hôtel prend les mesures suivantes pour éviter les fuites, pertes ou dommages d'informations personnelles et d'autres gestions appropriées.
1．Formulation de la politique de base
- ・Nous avons établi cette politique de base pour assurer le bon traitement des informations personnelles et pour vous informer de notre compteur pour le traitement des questions et des réclamations.
2．Développement de la discipline concernant le traitement des données personnelles
- ・ Établi des règles de traitement des informations personnelles concernant les méthodes de traitement, les personnes responsables / responsables et leurs devoirs à chaque étape de l'acquisition, de l'utilisation, du stockage, de la fourniture, de la suppression / de l'élimination, etc.
3．Mesures organisationnelles de gestion de la sécurité
- ・Désignation d'une personne en charge du traitement des données personnelles (responsable des informations personnelles)
- ・Clarifier l'éventail des employés qui traitent les données personnelles et les données personnelles traitées par les employés
- ・Mise en place un système pour signaler et contacter la personne en charge de la gestion des informations personnelles lorsqu'un fait ou un signe qui viole la loi ou le règlement intérieur est saisi.
- ・Auto-inspecter régulièrement les situations de traitement des informations personnelles et effectuer des audits par d'autres départements et des tiers.
4．Mesures de gestion de la sécurité humaine
- ・Mettez régulièrement en place des formations pour les employés concernant le traitement des informations personnelles.
- ・Concernant la confidentialité des informations personnelles est décrit dans le règlement de travail
5．Mesures de gestion de la sécurité physique
- ・Dans les zones où des informations personnelles sont traitées, nous contrôlerons l'entrée et la sortie des employés et limiterons l'équipement qu'ils apportent, et prendrons des mesures pour empêcher les personnes non autorisées de consulter les informations personnelles.
- ・Prendre des mesures pour prévenir le vol ou la perte d'appareils, de supports électroniques, de documents, etc. qui traitent des informations personnelles.
- ・Lorsque vous transportez de l'équipement, des supports électroniques, etc. qui traitent des informations personnelles, y compris lors de leur transfert au sein du bureau, prenez des mesures pour éviter de révéler des informations personnelles.
6．Mesures techniques de gestion de la sécurité
- ・Mettre en place un contrôle d'accès pour limiter l'éventail des informations personnelles traitées par la personne responsable
- ・Introduction d'un mécanisme pour protéger les systèmes d'information qui traitent les informations personnelles contre les accès non autorisés ou les logiciels de l'extérieur
9．Divulgation de renseignements personnels
L'Hôtel répondra rapidement aux demandes suivantes faites par les clients eux-mêmes, sauf si la loi l'interdit, après avoir confirmé l'identité du client et conformément aux règles de l'Hôtel.
- 1．Objectif d'utilisation des informations personnelles
- 2．Divulgation d'informations personnelles
- 3．Correction, ajout ou suppression du contenu des informations personnelles
(*Dans le cas où les détails des informations personnelles ne sont pas factuels.)
- 4．Suspension de l'utilisation ou suppression des informations personnelles
(*Lorsque des informations personnelles sont traitées ou acquises en violation de la loi)
- 5．Suspension de la divulgation d'informations personnelles à un tiers
(*Dans le cas où les informations personnelles sont divulguées à un tiers d'une manière qui viole les dispositions de la loi.)
10. Révision de la politique de confidentialité
L'hôtel peut réviser le contenu de cette politique de confidentialité. Dans de tels cas, la dernière politique sera rapidement publiée sur le site Web de l'hôtel. La politique de confidentialité révisée entrera en vigueur lorsque The Hotel publiera la politique sur le site Web du groupe.
11. Les demandes de renseignements concernant les renseignements personnels des membres peuvent être adressées aux personnes suivantes :
Division de la gestion des affaires, Département de la planification, Octagon Executive Lodge.
